Fir­men­um­zug pla­nen & or­ga­ni­sie­ren

Wenn Sie ei­nen Fir­men­um­zug pla­nen und or­ga­ni­sie­ren müs­sen und mit dem ei­ge­nen Un­ter­neh­men in Zu­kunft neue Räum­lich­kei­ten nut­zen möch­ten, gibt es ei­ni­ges zu be­ach­ten und zu be­rück­sich­ti­gen. Wor­auf es ge­nau an­kommt, möch­ten wir im Fol­gen­den nä­her the­ma­ti­sie­ren, so dass Ihr Un­ter­neh­mensum­zug am En­de rei­bungs­los ab­lau­fen kann und es nicht zu Pro­ble­men kommt.

Fir­men­um­zug pla­nen: Vor­ab die In­fra­struk­tur über­prü­fen

Prü­fen Sie be­reits bei der Aus­wahl des neu­en Stand­orts, ob die In­fra­struk­tur aus­rei­chend ist oder ob hier­bei noch nach­ge­bes­sert wer­den muss.

Vie­le Un­ter­neh­men sind bei­spiels­wei­se auf ei­ne sta­bi­le Te­le­fon­ver­bin­dung an­ge­wie­sen und be­nö­ti­gen auch ei­ne zu­ver­läs­si­ge und schnel­le In­ter­net­lei­tung – im bes­ten Fal­le soll­te die­se schon vor dem Fir­men­um­zug be­reit­ste­hen, so­dass Sie auch un­mit­tel­bar da­nach wie­der di­rekt er­reich­bar sind und Kun­den rei­bungs­los zur Ver­fü­gung ste­hen.

Brandflammen schlagen in die LuftGe­nau­so soll­ten Sie ach­ten, ob es in den Bü­ros und Fir­men­räu­men aus­rei­chend Steck­do­sen gibt, um al­le Com­pu­ter, Dru­cker, Ko­pier­ge­rä­te und Leuch­ten an­schlie­ßen zu kön­nen. Trifft dies nicht zu, sind in al­ler Re­gel zu­sätz­li­che Ar­bei­ten er­for­der­lich. Auch dies soll­ten Sie nach Mög­lich­keit be­reits in der Pla­nung des Fir­men­um­zugs be­rück­sich­tigt wer­den.

Zu­sätz­lich ist es auch wich­tig in den Be­rei­chen Brand­schutz- & Si­cher­heit al­les vor­zu­be­rei­ten. So sind even­tu­ell bau­recht­lich ge­for­der­te Feu­er­mel­der, Brand­mel­de­an­la­gen und mehr er­for­der­lich (Quel­le: https://www.uds-be­ra­tung.de/zer­ti­fi­zie­rung-din-14675-brand­mel­de-und-spra­ch­alarm­an­la­gen/). Ge­ge­be­nen­falls muss auch ei­ne Fach­fir­ma be­auf­tragt wer­den, die ei­ne DIN 14675 Zer­ti­fi­zie­rung vor­wei­sen kann.

Dass al­te Miet­ver­trä­ge recht­zei­tig ge­kün­digt und neue zu un­ter­zeich­nen sind, soll­te sich von selbst ver­ste­hen.

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Ar­beits­in­ten­si­ve Pha­sen mit ein­pla­nen und Ter­mi­ne ent­spre­chend le­gen

Glei­cher­ma­ßen ist auch der Ter­min für den Um­zug der Fir­ma wich­tig. Es gibt mit­un­ter Pha­sen im Mo­nat, in de­nen ein Un­ter­neh­men be­son­ders stark aus­ge­las­tet ist – zum Bei­spiel am Mo­nats­an­fang. Es wä­re in ei­nem sol­chen Fall tak­tisch un­klug, den Um­zug auf die­se Zeit zu le­gen. Hier bie­tet sich eher die Mo­nats­mit­te an.

Zu­dem kann es sinn­voll sein, den Um­zug mög­li­cher­wei­se an ei­nem Wo­chen­en­de durch­füh­ren zu las­sen. Das sorgt zu­min­dest da­für, dass die Ar­beit un­ter der Wo­che re­gu­lär wei­ter­lau­fen und im An­schluss wie­der auf­ge­nom­men wer­den kann.

Da­für fal­len am Wo­chen­en­de in al­ler Re­gel hö­he­re Um­zugs­kos­ten an. Um­zugs­un­ter­neh­men las­sen sich den Ein­satz am Wo­chen­en­de meist bes­ser be­zah­len. Hier gilt es, ein­zel­ne Op­tio­nen ge­gen­ein­an­der ab­zu­wä­gen und die bes­te Lö­sung zu fin­den.

Un­ser Tipp:
Auf un­se­rer Check­lis­te für den Fir­men­um­zug kön­nen Sie die wich­tigs­ten Punk­te Ih­rer Um­zugs­pla­nung ganz ein­fach ab­ha­ken und ver­ges­sen ga­ran­tiert nichts Wich­ti­ges!

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Fir­men­um­zug or­ga­ni­sie­ren: Um­zugs­un­ter­neh­men vor­ab ver­glei­chen

Ver­glei­chen Sie In die­sem Zu­sam­men­hang auch im Vor­feld ein­zel­ne Um­zugs­fir­men mit­ein­an­der und ho­len Sie sich meh­re­re An­ge­bo­te ein. Als klei­nes und mit­tel­stän­di­ges Un­ter­neh­men kann auch al­ter­na­tiv das En­ga­ge­ment pri­va­ter Um­zugs­hel­fer ei­ne Über­le­gung wert sein.

Auf die­se Wei­se stel­len Sie si­cher, dass Sie für den Um­zug des ei­ge­nen Un­ter­neh­mens nicht zu viel be­zah­len und die bes­ten Leis­tun­gen bu­chen kön­nen.

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Mit­ar­bei­ter und Be­triebs­rat in­for­mie­ren und ein­be­zie­hen

Rat­sam ist es au­ßer­dem, die ei­ge­nen Mit­ar­bei­ter früh­zei­tig über den ge­plan­ten Um­zug zu in­for­mie­ren. Das gilt zu­dem auch für den Be­triebs­rat, so­fern es ei­nen gibt.

Auf die­se Wei­se kön­nen Sie die ei­ge­nen Mit­ar­bei­ter ein­be­zie­hen, de­ren Wün­sche be­rück­sich­ti­gen und den ge­mein­sam als Team Fir­men­um­zug or­ga­ni­sie­ren und in An­griff neh­men.

Dar­über hin­aus gibt es auch noch ei­ne Rei­he an öf­fent­li­chen Stel­len, die Sie über ei­nen Um­zug des Un­ter­neh­mens in­for­miert müs­sen. Da­zu zäh­len u. a. die­se Be­hör­den, Stel­len und Äm­ter:

Dar­über hin­aus kann es wei­te­re Stel­len und Ver­trags­part­ner ge­ben, die über ei­nen Um­zug ei­nes Un­ter­neh­mens zu in­for­mie­ren sind.

Mann trägt eine Postkiste in einen LadenDas gilt bei­spiels­wei­se bei ab­ge­schlos­se­nen Abon­ne­ments, bei re­gel­mä­ßi­gen Auf­trä­gen und an­de­ren Vor­gän­gen, bei de­nen die An­schrift ei­ne Rol­le spie­len kann.

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Raum­pla­nung kann den Um­zug er­leich­tern

Ei­ne tat­säch­li­che Er­leich­te­rung für den Um­zug ist es fer­ner, wenn Sie im Vor­feld ei­ne Raum­pla­nung vor­ge­neh­men. Wel­che Mö­bel wie Schreib­ti­sche, Schrän­ke und mehr müs­sen mit­ge­nom­men wer­den, wo kön­nen die­se po­si­tio­niert wer­den?

Hilf­reich ist es da­bei auch, schon vor­ab zu kenn­zeich­nen, in wel­chen Raum wel­ches Mo­bi­li­ar ge­hört. Das er­leich­tert ins­be­son­de­re den Um­zugs­hel­fern die Ar­beit und die Ar­beit kann zü­gig und oh­ne gro­ße Stö­run­gen ab­lau­fen.

In al­ler Re­gel ist auf die­se Wei­se be­reits ein re­la­tiv ent­spann­ter Fir­men­um­zug mög­lich. Na­tür­lich kann es da­bei im­mer wie­der auch Be­son­der­hei­ten oder Ab­wei­chun­gen ge­ben – das kommt im­mer ganz auf die Art des um­zie­hen­den Un­ter­neh­mens an.

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Fa­zit: Mit op­ti­ma­ler Pla­nung und Or­ga­ni­sa­ti­on ist ein Fir­men­um­zug ein­fach mach­bar

Ei­nen Fir­men­um­zug zu pla­nen, un­ter­schei­det sich im Gro­ßen und Gan­zen nicht un­be­dingt von ei­nem pri­va­ten Woh­nungs­wech­sel. Die meis­ten Din­ge müs­sen in bei­den Fäl­len be­ach­tet wer­den, da­mit der Um­zug oh­ne gro­ße Pro­ble­me von­stat­ten ge­hen kann.

Un­ser Tipp zum Schluss:
Für den Fir­men­um­zug soll­te man sich für al­le Kos­ten ei­ne or­dent­li­che Rech­nung aus­stel­len las­sen – das gilt üb­ri­gens auch für mög­li­che Trink­gel­der für die Hel­fer. Nur dann ist es mög­lich, die mit dem Um­zug zu­sam­men­hän­gen­den Kos­ten in der Steu­er­er­klä­rung gel­tend zu ma­chen.

 

Bild­quel­len (v.o.n.u.):
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