JOBRUF-Redaktion
Aktualisiert: 23.12.2024
Firmenumzug planen & organisieren
Wenn Sie einen Firmenumzug planen und organisieren müssen und mit dem eigenen Unternehmen in Zukunft neue Räumlichkeiten nutzen möchten, gibt es einiges zu beachten und zu berücksichtigen. Worauf es genau ankommt, möchten wir im Folgenden näher thematisieren, so dass Ihr Unternehmensumzug am Ende reibungslos ablaufen kann und es nicht zu Problemen kommt.
Firmenumzug planen: Vorab die Infrastruktur überprüfen
Prüfen Sie bereits bei der Auswahl des neuen Standorts, ob die Infrastruktur ausreichend ist oder ob hierbei noch nachgebessert werden muss.
Viele Unternehmen sind beispielsweise auf eine stabile Telefonverbindung angewiesen und benötigen auch eine zuverlässige und schnelle Internetleitung – im besten Falle sollte diese schon vor dem Firmenumzug bereitstehen, sodass Sie auch unmittelbar danach wieder direkt erreichbar sind und Kunden reibungslos zur Verfügung stehen.
Genauso sollten Sie achten, ob es in den Büros und Firmenräumen ausreichend Steckdosen gibt, um alle Computer, Drucker, Kopiergeräte und Leuchten anschließen zu können. Trifft dies nicht zu, sind in aller Regel zusätzliche Arbeiten erforderlich. Auch dies sollten Sie nach Möglichkeit bereits in der Planung des Firmenumzugs berücksichtigt werden.
Zusätzlich ist es auch wichtig in den Bereichen Brandschutz- & Sicherheit alles vorzubereiten. So sind eventuell baurechtlich geforderte Feuermelder, Brandmeldeanlagen und mehr erforderlich. Gegebenenfalls muss auch eine Fachfirma beauftragt werden, die eine DIN 14675 Zertifizierung vorweisen kann.
Dass alte Mietverträge rechtzeitig gekündigt und neue zu unterzeichnen sind, sollte sich von selbst verstehen.
Arbeitsintensive Phasen mit einplanen und Termine entsprechend legen
Gleichermaßen ist auch der Termin für den Umzug der Firma wichtig. Es gibt mitunter Phasen im Monat, in denen ein Unternehmen besonders stark ausgelastet ist – zum Beispiel am Monatsanfang. Es wäre in einem solchen Fall taktisch unklug, den Umzug auf diese Zeit zu legen. Hier bietet sich eher die Monatsmitte an.
Zudem kann es sinnvoll sein, den Umzug möglicherweise an einem Wochenende durchführen zu lassen. Das sorgt zumindest dafür, dass die Arbeit unter der Woche regulär weiterlaufen und im Anschluss wieder aufgenommen werden kann.
Dafür fallen am Wochenende in aller Regel höhere Umzugskosten an. Umzugsunternehmen lassen sich den Einsatz am Wochenende meist besser bezahlen. Hier gilt es, einzelne Optionen gegeneinander abzuwägen und die beste Lösung zu finden.
Unser Tipp:
Auf unserer Checkliste für den Firmenumzug können Sie die wichtigsten Punkte Ihrer Umzugsplanung ganz einfach abhaken und vergessen garantiert nichts Wichtiges!
Firmenumzug organisieren: Umzugsunternehmen vorab vergleichen
Vergleichen Sie In diesem Zusammenhang auch im Vorfeld einzelne Umzugsfirmen miteinander und holen Sie sich mehrere Angebote ein. Als kleines und mittelständiges Unternehmen kann auch alternativ das Engagement privater Umzugshelfer eine Überlegung wert sein.
Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie für den Umzug des eigenen Unternehmens nicht zu viel bezahlen und die besten Leistungen buchen können.
Mitarbeiter und Betriebsrat informieren und einbeziehen
Ratsam ist es außerdem, die eigenen Mitarbeiter frühzeitig über den geplanten Umzug zu informieren. Das gilt zudem auch für den Betriebsrat, sofern es einen gibt.
Auf diese Weise können Sie die eigenen Mitarbeiter einbeziehen, deren Wünsche berücksichtigen und den gemeinsam als Team Firmenumzug organisieren und in Angriff nehmen.
Darüber hinaus gibt es auch noch eine Reihe an öffentlichen Stellen, die Sie über einen Umzug des Unternehmens informiert müssen. Dazu zählen u. a. diese Behörden, Stellen und Ämter:
- Industrie- und Handelskammer bzw. Handwerkskammer
- Agentur für Arbeit
- Finanzamt
- Anwälte, Steuerberater, Versicherungen
- Genossenschaften
- Lieferanten und Dienstleister
- Gewerbeamt
- Stromversorger, Gasanbieter
Darüber hinaus kann es weitere Stellen und Vertragspartner geben, die über einen Umzug eines Unternehmens zu informieren sind.
Das gilt beispielsweise bei abgeschlossenen Abonnements, bei regelmäßigen Aufträgen und anderen Vorgängen, bei denen die Anschrift eine Rolle spielen kann.
Raumplanung kann den Umzug erleichtern
Eine tatsächliche Erleichterung für den Umzug ist es ferner, wenn Sie im Vorfeld eine Raumplanung vorgenehmen. Welche Möbel wie Schreibtische, Schränke und mehr müssen mitgenommen werden, wo können diese positioniert werden?
Hilfreich ist es dabei auch, schon vorab zu kennzeichnen, in welchen Raum welches Mobiliar gehört. Das erleichtert insbesondere den Umzugshelfern die Arbeit und die Arbeit kann zügig und ohne große Störungen ablaufen.
In aller Regel ist auf diese Weise bereits ein relativ entspannter Firmenumzug möglich. Natürlich kann es dabei immer wieder auch Besonderheiten oder Abweichungen geben – das kommt immer ganz auf die Art des umziehenden Unternehmens an.
Fazit: Mit optimaler Planung und Organisation ist ein Firmenumzug einfach machbar
Einen Firmenumzug zu planen, unterscheidet sich im Großen und Ganzen nicht unbedingt von einem privaten Wohnungswechsel. Die meisten Dinge müssen in beiden Fällen beachtet werden, damit der Umzug ohne große Probleme vonstatten gehen kann.
Unser Tipp zum Schluss:
Für den Firmenumzug sollte man sich für alle Kosten eine ordentliche Rechnung ausstellen lassen – das gilt übrigens auch für mögliche Trinkgelder für die Helfer. Nur dann ist es möglich, die mit dem Umzug zusammenhängenden Kosten in der Steuererklärung geltend zu machen.
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