JOBRUF-Redaktion
Aktualisiert: 11.11.2024
7:30 Uhr morgens. Die Messehalle liegt noch im Halbdunkeln. Von hier aus startet heute der Arbeitsalltag als Werkstudent:in im Eventmanagement. In ein paar Stunden treffen hier 200 Führungskräfte ein – jetzt herrscht noch das organisierte Chaos der Aufbauphase. Kabel werden verlegt, Stehtische zum dritten Mal ausgerichtet. Mittendrin heißt es: Überblick behalten und mit anpacken.
Doch was genau macht ein Werkstudentenjob im Eventmanagement zu einer besonderen Art von Studentenjob? Das hat uns Lisa S. verraten, die seit zwei Jahren bei younited arbeitet. Der folgende Artikel gibt Einblicke in den abwechslungsreichen Arbeitsalltag bei einem der führenden Anbieter für Team- und Firmenevents in Deutschland – von den ersten Planungsschritten bis zur Vereinbarkeit mit dem Studium.
Aufgaben eines Werkstudenten im Eventmanagement
Bevor wir Lisa von ihren persönlichen Erfahrungen berichten lassen, werfen wir einen Blick auf das vielfältige Aufgabenspektrum im Eventmanagement. Je nach Eventbranche – ob Firmenveranstaltung, Festival oder Messe – variieren die Schwerpunkte. Die Kernaufgaben lassen sich in drei Phasen einteilen:
1. Vor dem Event: Die Planungsphase
Die Planungsphase bildet das Fundament jeder erfolgreichen Veranstaltung. Hier entwickeln Werkstudent:innen gemeinsam mit dem Team erste Konzepte und setzen diese in konkrete Vorbereitungen um.
Zentrale Aufgaben sind dabei die kreative Ideenfindung, aber auch handfeste Kalkulationen: Welches Budget steht zur Verfügung? Welche Location eignet sich am besten? Welche Dienstleister werden 
benötigt? In dieser Phase lernt man nicht nur flexibles, aber strukturiertes Arbeiten, sondern auch professionelle Kommunikation – sei es mit Kunden, Locations oder technischen Dienstleistern.
2. Während des Events: Alles im Blick
Am Eventtag selbst heißt es: Operations! Als Teil des Teams sorgen Werkstudent:innen für einen reibungslosen Ablauf. Sie sind Ansprechpartner für Gäste und Dienstleister, behalten den Zeitplan im Auge und reagieren flexibel auf unerwartete Situationen. Gerade diese Phase macht den besonderen Reiz der Eventbranche aus: Kein Tag gleicht dem anderen, und oft sind ganz individuelle Lösungen gefragt.
3. Nach dem Event: Lernen für die Zukunft
Ein Event ist erst dann wirklich abgeschlossen, wenn die Nachbereitung steht. Dazu gehören neben der Dokumentation und Abrechnung vor allem die systematische Auswertung: Was lief besonders gut? Wo gab es Verbesserungspotenzial? Diese Analyse bildet die Grundlage für künftige Veranstaltungen und die eigene professionelle Entwicklung.
Aus der Praxis: Interview mit Lisa S., Eventmanagement- Werkstudentin bei younited
Lisa S. startete 2022 als Werkstudentin bei younited und hat in ihrer zweijährigen Tätigkeit die unterschiedlichsten Events mitgestaltet. Im Interview gibt sie Einblicke in ihren Arbeitsalltag und verrät, worauf es in der Eventbranche wirklich ankommt. 
Frage: Lisa, was hat dich dazu bewogen, dich als Werkstudentin im Eventmanagement zu bewerben?
Lisa S.: Ehrlich gesagt war das gar nicht von Anfang an der Plan. Ich habe BWL studiert und wollte eigentlich in Richtung Marketing gehen. Aber dann habe ich bei einem Uni– Event im Organisationsteam mitgeholfen und gemerkt: Das ist genau mein Ding! Diese Mischung aus Planung und dann dem Moment, wo alles lebendig wird... Ja, und dann hab ich gezielt nach Stellen im Eventbereich gesucht und mich als Werkstudentin beworben.
Frage: Was fasziniert dich besonders an der Tätigkeit?
Lisa S.: Puh, da gibt es einiges... *lacht* Vor allem, dass kein Tag wie der andere ist. Klar, manchmal sitzt man auch an trockenen Excel– Tabellen, das gehört dazu. Aber dann gibt es diese Momente, wo man sieht, wie aus der ganzen Planung tatsächlich was Echtes entsteht. Und cool fand ich von Anfang an, dass ich nicht nur Kaffee kochen durfte – sondern echt Verantwortung übernehmen konnte.
Frage: Kannst du uns von einem besonders herausfordernden Moment berichten?
Lisa S.: Oh ja, da muss ich gar nicht lange überlegen... Wir hatten ein Teamevent in München, so um die 200 Leute. Alles super geplant, wir waren total entspannt – bis zwei Stunden vor Start die Tontechnik streikt. Kompletter Ausfall. Ich weiß noch, wie ich erstmal fünf Minuten in Panik verfallen bin. Zum Glück hatte eine Kollegin einen Kontakt zu einem lokalen Techniker. Der hat uns aus der Patsche geholfen. War mega stressig, aber irgendwie auch das beste Learning überhaupt: Es läuft nie alles perfekt, aber es gibt immer eine Lösung.
Frage: Welche Skills hast du dir während der Zeit angeeignet?
Lisa S.: Ich hab vor allem gelernt, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten. Am Anfang fand ich das total überfordernd, wenn drei Projekte parallel liefen. Heute weiß ich: Priorisieren ist alles. Und was ich echt unterschätzt hatte: Wie wichtig Kommunikation ist. Also nicht nur das Reden an sich, sondern wie man in verschiedenen Situationen unterschiedlich kommuniziert – mit Kunden anders als mit Dienstleistern oder Kollegen.
Frage: Was würdest du anderen Studierenden raten, die sich für den Job interessieren?
Lisa S.: Also als erstes: Vergesst diese Vorstellung von glamourösen Events und dass man den ganzen Tag nur kreativ sein darf. Das gehört zwar auch dazu, aber es ist auch viel „normale" Büroarbeit dabei. Man sollte auf jeden Fall gut organisiert sein – oder es zumindest lernen wollen. Was noch? Ach ja, keine Angst vor Zahlen! Die Budget– Sachen haben mich am Anfang echt gestresst, aber man wächst da rein. Und ganz wichtig: Man muss Menschen mögen. Also wirklich mögen, nicht nur so tun als ob.
12 kurze Tipps für Eventmanagement Werkstudenten
Während Lisa als Werkstudentin die Eventbranche noch mit frischem Blick erlebt, sitzt nur einen Schreibtisch weiter einer, der das Geschäft seit über 15 Jahren kennt: Christoph Scheunemann, CEO bei younited. Was rät der erfahrene Eventprofi angehenden Werkstudent:innen?
"Am Ende sind es manchmal die kleinen Dinge, die den Unterschied zwischen einem guten und einem herausragenden Event ausmachen", berichtet er. "Da hilft keine Theorie – die wichtigsten Learnings kommen aus der Praxis." Seine wichtigsten Tipps für Einsteiger:
Digital Working
- Vertraut machen mit gängigen Projektmanagement-Tools
- Effiziente Nutzung von Team- Kommunikationsplattformen
- Keine Angst vor neuer Software – die Branche entwickelt sich ständig weiter
Zeitmanagement
- Die "2-Minuten-Regel": Kleine Aufgaben sofort erledigen
- Priorisierung bei parallel laufenden Projekten
- Realistische Beschäftigungszeit (z.B. Midijob) neben dem Studium einplanen – es kommt immer anders als gedacht
Stressmanagement
- Kurze Pausen gezielt einsetzen
- Bei Problemen frühzeitig das Team einbinden
- Nach stressigen Phasen bewusst abschalten
Learning & Development
- Nach jedem Event eine kurze Analyse: Was lief gut? Was nicht?
- Feedback aktiv einholen – von Kollegen, Dienstleistern und Kunden
- Learnings dokumentieren und beim nächsten Mal berücksichtigen
Gehalt und Karriereperspektiven im Eventmanagement
Der Einstieg als Werkstudent:in im Eventmanagement bietet nicht nur spannende Einblicke in die Praxis, sondern auch eine attraktive Vergütung. Werkstudent:innen verdienen in dieser Branche durchschnittlich zwischen 14 und 18 Euro pro Stunde – abhängig von Erfahrung und Region. Neben der Bezahlung bietet die Tätigkeit als Werkstudent:in die Möglichkeit, wertvolle Kontakte zu knüpfen und praktische Erfahrungen zu sammeln.
Viele ehemalige Werkstudent:innen sind heute fest in der Branche etabliert. Der klassische Karriereweg startet meist als Junior Eventmanager:in, mit einem Einstiegsgehalt von etwa 36.000 bis 42.000 Euro brutto jährlich. Mit wachsender Erfahrung folgt oft der Aufstieg zum Projektmanager:in mit eigenverantwortlicher Leitung größerer Events und einem durchschnittlichen Jahresgehalt zwischen 45.000 und 55.000 Euro.
Als Senior Eventmanager:in übernimmt man später die Betreuung von Key Accounts und das Mentoring von Juniors. In dieser Position sind Gehälter von 55.000 bis 70.000 Euro jährlich üblich, je nach Unternehmensgröße und Verantwortungsbereich. Zusätzliche Weiterbildungen, etwa im Projektmanagement oder spezielle Eventmanagement– Zertifizierungen, können die Karriere zusätzlich beschleunigen und wichtige Türen öffnen.
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