Werkstudentenvertrag
Ein Werkstudentenvertrag dient dazu, das Arbeitsverhältnis zwischen einem oder einer Arbeitgeber:in und einem oder einer Student:in verbindlich zu machen – und zwar in einer Form, die beiden Parteien viele Vorteile bringt. So fallen bei dieser Beschäftigungsform zum Beispiel nur geringe Sozialabgaben an.
Diese Vorteile sind an Bedingungen geknüpft: Mit dem Werkstudentenvertrag verpflichten sich beide Seiten, diese Voraussetzungen einzuhalten. Darüber hinaus enthält das Schriftstück alles, was sonst noch für einen Arbeitsvertrag wichtig ist: Es steckt alle Rahmenbedingungen für einen Werkstudentenjob fest.
Wir zeigen, worauf es beim Werkstudentenvertrag ankommt und bieten ein kostenloses Muster zum Download.
Wann ein Werkstudentenvertrag sinnvoll ist
Ein Werkstudentenvertrag ist in der Regel dann sinnvoll, wenn ein:e Student:in in mehr als geringfügigem Umfang beschäftigt werden soll, z. B. im Zuge eines Midijobs, und die Tätigkeit inhaltlich Bezug zum Studium hat. Gleich mehrere Faktoren ermöglichen eine besonders gute Integration des oder der Werkstudent:in in den Betrieb: Zum einen ist der Spielraum beim Arbeitsumfang größer als etwa im Vergleich etwa zu einem 520-€-Job als Student (früher 450-€-Job). Zum anderen ist die Dauer des Arbeitsverhältnisses – in Abgrenzung zu einem Ferienjob oder einer kurzfristigen Beschäftigung – auf einen längeren Zeitraum angelegt oder sogar unbefristet. Hinzu kommt das relevante Vorwissen der Student:innen.
Vorteile des Werkstudentenvertrags und wann sie gelten
Zu den Vorteilen des Werkstudentenvertrags zählt zunächst einmal eine entscheidende finanzielle Entlastung: Sind die Voraussetzungen für das Werkstudentenprivileg erfüllt, dann fallen keine Abgaben in der Kranken-Pflege- und Arbeitslosenversicherung an. Werkstudent:innen dürfen außerdem in der Woche bis zu 20 Std. arbeiten und in der vorlesungsfreien Zeit sogar in Vollzeit. 
Werkstudent:innen sind natürlich trotzdem krankenversichert, denn das ist Pflicht in Deutschland. Die Versicherung besteht jedoch nicht über das Arbeitsverhältnis, sondern ist an den Status als Student:in gekoppelt. Viele Studierende sind z.B. in der Familienversicherung oder in der studentischen Pflichtversicherung. Mehr dazu in unserem Ratgeber Krankenversicherung als Werkstudent:in.
Als Arbeitnehmer:in erhält man mit dem Werkstudentenvertrag einen Studentenjob, der sich gut mit dem Studium vereinbaren lässt. Ein weiteres absolutes Plus: Für die Arbeitsleistung bekommt man als Werkstudent Gehalt ohne große Abzüge. Es können theoretische Kenntnisse eingebracht und neue Fähigkeiten erworben werden – beides kann für die zukünftige Laufbahn nützlich sein. Eine solche Referenz kann sich sehen lassen und den Weg ins „echte“ Berufsleben bahnen.
Wie der Name schon sagt, kann der Werkstudentenvertrag wirklich nur mit Student:innen abgeschlossen werden – denn gesetzlich ist die Versicherungsfreiheit in den meisten Zweigen der Sozialversicherung an den Status als eingeschriebene:r Student:in gekoppelt.
Daraus ergibt sich eine zentrale Funktion des Vertragswerks: dafür zu sorgen, dass das Studium die Hauptbeschäftigung des oder der Werkstudent:in bleibt. Dies passiert im Wesentlichen über die darin festgehaltenen Arbeitszeiten.
Zusammengefasst ist es erforderlich, dass der:die Arbeitnehmer:in ...
- an einer staatlich anerkannten Hochschule immatrikuliert ist
- ein Vollzeitstudium absolviert
- sich nicht in einem Urlaubssemester befindet
- das 25. Fachsemester nicht überschritten hat
- noch nicht alle Leistungsnachweise im Studium erbracht hat (d. h. es müssen noch „Scheine“ absolviert werden, bevor die Abschlussarbeit geschrieben wird)
- während der Vorlesungszeit nicht mehr als 20 Std./Woche arbeitet
- nur während der Semesterferien mehr als 20 Std./Woche arbeitet und das in max. 26 Wochen im Jahr
Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann es dazu kommen, dass Arbeitgeber:innen die Versicherungsfreiheit ihrer Werkstudent:innen nachweisen müssen. Es empfiehlt sich daher, sich stets eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung vorlegen zu lassen. Zusätzlich ist es ratsam, im Werkstudentenvertrag festzuhalten, dass eine Änderung des Studierendenstatus sofort mitzuteilen ist.
Tipp:
Bei Beschäftigung eines Werkstudenten in den Semesterferien sind die Zeiträume der vorlesungsfreien Zeiten der Hochschule zu beachten. Diese finden sich in der Regel auf der Homepage der Hochschule.
Kündigungsfrist Werkstudent
Sieht man von den Vergünstigungen in der Sozialversicherung einmal ab, so begründet der Werkstudentenvertrag ein ganz normales Arbeitsverhältnis. Die Kündigungsfrist für Werkstudenten beträgt somit vier Wochen (§622 BGB) und kann zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats erfolgen (Stand: 2023).
Ausnahmen von der gesetzlichen Kündigungsfrist bestehen, wenn im Werkstudentenvertrag eine andere Kündigungsfrist festgehalten wird oder wenn im Betrieb ein Tarifvertrag gilt, der andere Kündigungsfristen vorsieht.
Während der Probezeit beträgt die Kündigungsfrist nur zwei Wochen und gilt ab dem Tag, an dem die Kündigung mitgeteilt wurde.
In jedem Fall gilt die Kündigungsfrist sowohl für den:die Arbeitgeber:in als auch den:die Arbeitnehmer:in. Das heißt, auch wenn der oder die Student:in kündigt, besteht das Arbeitsverhältnis während der Probezeit noch zwei Wochen und nach der Probezeit noch mindestens vier Wochen.
Auch die fristlose Kündigung eines Werkstudenten ist möglich: Eine sogenannte außerordentliche Kündigung bedarf eines wichtigen Grundes, der eine Fortführung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar macht. In diesem Fall sind die Interessen von Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in genau abzuwägen und daraufhin zu prüfen, ob der Kündigungsgrund es rechtfertigt, die bestehende Kündigungsfrist nicht zu wahren.
Mindestlohn gilt auch für Werkstudenten
Für Werkstudenten gilt der gesetzliche Mindestlohn von 12 €/Std. brutto (Stand: 2023). Da es sich um mehr als eine Aushilfstätigkeit handelt und die Qualifikation der Studierenden häufig besonders wertgeschätzt wird, liegt die Entlohnung in der Praxis meist sogar etwas höher.
Urlaub: Anspruch im Werkstudentenvertrag festhalten
Die studentischen Arbeitnehmer:innen haben Anspruch auf Urlaub. Im Werkstudentenvertrag werden die Urlaubstage oftmals von einer 5-Tage-Woche ausgehend aufgeführt. Der tatsächliche Urlaubsanspruch kann mit einer Formel ermittelt werden, die die wöchentliche Arbeitszeit des Werkstudenten berücksichtigt – mehr dazu in unserem Ratgeber „Werkstudent Urlaubsanspruch und Überstunden-Regelung“.
Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
Werkstudent:innen haben Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Das bedeutet: Wenn der oder die Arbeitnehmer:in aus gesundheitlichen Gründen arbeitsunfähig ist, zahlt der:die Arbeitgeber:in zunächst trotzdem weiterhin das Gehalt. Die gesetzliche Höchstdauer liegt hier bei sechs Wochen.
Übersicht Werkstudentenvertrag: Das gehört rein
Der Werkstudentenvertrag regelt die Rechte und Pflichten der Vertragspartner:innen. Folgende Angaben gehören rein:
- Persönliche Daten (Name und Adresse) Arbeitgeber:in
- Persönliche Daten (Name und Adresse) Werkstudent:in
- Vertragsbeginn
- „auf unbestimmte Zeit“ oder Enddatum (= Befristung)
- Vereinbarung einer Probezeit (Dauer)
- Arbeitsort/e
- ggf. Regelungen zur Remote-Arbeit (Datenschutz, Arbeitszeiten, Arbeitsschutz)
- Art der Tätigkeit
- Vergütung
- Arbeitszeiten
- Sozialleistungen und Kündigungsbedingungen
- Verpflichtung, dass der:die Arbeitnehmer:in sofort über eine Änderung des Studierendenstatus informiert (auch im Falle von Urlaubssemestern)
- Urlaubsanspruch
- Überstunden-Regelung
- Rechte und Pflichten bei Krankheit
- ggf. Kündigungsfrist
- Ort, Datum und Unterschrift Arbeitgeber:in
- Ort, Datum und Unterschrift Werkstudent:in
Typischerweise in Form eines Anhangs zum Werkstudentenvertrag wird das Thema Datenschutz abgehandelt. Der Arbeitnehmer willigt damit ein, dass zum Zwecke der Mitarbeiterverwaltung personenbezogene Daten erhoben werden. Der Arbeitgeber verpflichtet sich, diese sorgsam und zweckgebunden zu erheben und zu nutzen (Erhebung und Speicherung von Daten gemäß Art. 13 DSGVO) .
Je nach Branche und Tätigkeit können Ergänzungen dieser Liste sinnvoll sein. Diese können zum Beispiel bestehen aus:
- Vereinbarungen über Vertraulichkeit
- Wettbewerbsverbot
- Klausel zu Rechten an geistigem Eigentum
- Verschwiegenheitsklausel
Ende des Werkstudentenvertrags
Damit ein Werkstudentenvertrag gilt, müssen klare Bedingungen erfüllt sein. Dennoch stellt sich die Frage: Wann endet ein Werkstudentenvertrag?
Ist der Werkstudentenvertrag befristet, endet er mit dem darin festgehaltenen Enddatum. 
Alternativ kann der befristete Vertrag verlängert werden – das ist maximal dreimal möglich. Nach der dritten Verlängerung muss der Vertrag entweder unbefristet ausgestellt werden oder das Arbeitsverhältnis ist beendet.
Ein unbefristeter Werkstudentenvertrag endet, sobald der oder die Arbeitnehmer:in kein:e Student:in mehr ist. Im Falle einer Exmatrikulation endet der Vertrag also mit dem letzten Tag des Semesters. Wird das Studium regulär abgeschlossen, gilt es bereits in dem Monat als beendet, in dem die letzten Prüfungsergebnisse mitgeteilt werden.
Ist nichts anderes vereinbart, endet mit dem Studium zwar der Werkstudentenvertrag, nicht aber das Arbeitsverhältnis. Der:die Arbeitnehmer:in wird dann voll sozialversicherungspflichtig.
Dass der Werkstudentenvertrag, auch vorübergehend, in ein normales Arbeitsverhältnis übergehen kann, kann vorteilhaft sein: So kann der oder die Werkstudent:in etwa zwischen Abschluss des Bachelor-Studiums und Beginn eines Masterstudiums nahtlos weiterbeschäftigt werden. Die vollen Sozialversicherungsbeiträge fallen so lange an, bis mit Beginn des Masterstudiums wieder die Voraussetzungen für das Werkstudentenprivileg erfüllt sind.
Tipp:
Alternativ kann vertraglich festgehalten werden, dass die Beschäftigung mit dem Abschluss des Studiums endet. In der Praxis durchaus üblich, ist die Rechtswirksamkeit einer solchen Einschränkung noch nicht durch Gerichtsentscheidungen belegt.
Werkstudentenvertrag Muster: Vorlage zur individuellen Anpassung
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Hinweis:
Wir empfehlen, das Dokument mit Beratung eines oder einer Arbeitsrechtler:in und des Lohnsteuerbüros anzupassen. JOBRUF haftet nicht für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Vertragsvorlage, sowie daran eigenmächtig vorgenommener Änderungen und daraus entstehenden Folgen. Der Werkstudentenvertrag sollte im Anhang durch eine Datenschutzerklärung ergänzt werden.
Zusammenarbeit zufriedenstellend gestalten: Kritik am Werkstudentenvertrag begegnen
Ein Werkstudentenvertrag hat sich vielfach als nützliches Instrument erwiesen, Unternehmen zukunftsfähig zu machen und Student:innen einen fließenden Übergang ins Berufsleben zu ermöglichen.
Steht der Werkstudentenvertrag in der Kritik, dann wird meistens darauf hingewiesen, dass Werkstudent:innen vergleichbare Leistungen erbringen, wie andere Arbeitnehmer:innen – dafür aber weniger Lohn erhalten. Dem gegenüber steht die Auffassung, dass sich aus dem noch zu erwerbenden Studienabschluss verglichen mit anderen Arbeitnehmer:innen Unterschiede in der Qualifikation und Einsetzbarkeit ergeben, die sich auch in der Vergütung spiegeln können.
Vor diesem Hintergrund ist es umso wichtiger, die Zusammenarbeit für beide Seiten zufriedenstellend zu gestalten. Hierzu haben Arbeitgeber:innen und Werkstudent:innen viele Möglichkeiten: So können flexible Arbeitszeiten vereinbart werden oder die Möglichkeit, zum Beispiel die Abschlussarbeit im Unternehmen zu schreiben. Eine Anhebung der Entlohnung ist ebenfalls eine Option. Bei Werkstudent:innen, die Bafög für Studenten beziehen, empfiehlt sich dabei, den Freibetrag zu beachten. Sonst kann der Anspruch auf die Förderung erlöschen.
Nicht zuletzt endet die Beschäftigung als Werkstudent:in früher oder später – nämlich dann, wenn der Studienabschluss erreicht ist. Wenn beide Seiten an der Fortsetzung der Zusammenarbeit interessiert sind, kann über eine Übernahme verhandelt werden.
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Antworten auf häufige Fragen
Ein Werkstudentenvertrag ist dann sinnvoll, wenn ein Student nicht nur geringfügig beschäftigt werden soll und die Tätigkeit in einem inhaltlichen Zusammenhang mit dem Studium steht.
Wenn die Voraussetzungen für das Werkstudentenprivileg erfüllt sind, fallen keine Beiträge zur Kranken- und Arbeitslosenversicherung an. Die Studierenden sind qualifiziert und können bis zu 20Std./wöchentlich und in den Semesterferien sogar in Vollzeit arbeiten. In der Regel lässt sich die Tätigkeit sehr gut mit dem Studium vereinbaren und stellt eine wertvolle Referenz dar.
Ein Werkstudentenvertrag kann nur mit Studierenden geschlossen werden, die ein Vollzeitstudium absolvieren, das 25. Fachsemester noch nicht überschritten haben, noch nicht alle Credits in ihrem Studiengang erworben haben und während der Vorlesungszeit nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten.
Die Kündigungsfrist für Werkstudenten beträgt vier Wochen, kann aber abweichen, wenn dies im Werkstudentenvertrag oder in einem Tarifvertrag festgelegt ist. Während der Probezeit beträgt die Kündigungsfrist zwei Wochen. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer müssen die Kündigungsfrist einhalten. Eine außerordentliche fristlose Kündigung ist möglich, erfordert aber einen wichtigen Grund.
Ein befristeter Werkstudentenvertrag endet zum festgelegten Enddatum oder nach maximal drei Verlängerungen. Ein unbefristeter Werkstudentenvertrag endet, wenn der Arbeitnehmer kein Student mehr ist oder wenn er sein Studium abgeschlossen hat. Wenn nichts anderes vereinbart wird, endet der Werkstudentenvertrag mit dem Studium, nicht aber das Arbeitsverhältnis, und der Arbeitnehmer wird voll sozialversicherungspflichtig.
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Überarbeitet am: 17.05.2023
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